Ügyfelünk esetében egyetlen megrendelés dokumentációja korábban akár 1,5–2 órát is igénybe vett. Az adatokat telefonon vagy emailben kellett bekérni, majd kézzel átmásolni a különböző közműszolgáltatói nyomtatványokba.
Egy dinamikus WordPress-űrlapot és egy n8n-alapú automatizációt készítettünk, amely a megrendelő válaszai alapján kiválasztja és kitölti a szükséges adatlapokat, meghatalmazást és tulajdonosi hozzájáruló nyilatkozatokat.
Az adminisztráció így 10–15 percre, az egyeztetések száma pedig a korábbi három-négy alkalomról jellemzően egyre csökkent.
A legfontosabb eredmények
- 1,5–2 óra helyett 10–15 perc adminisztráció
- Közel 90%-os időmegtakarítás
- 3–4 egyeztetés helyett jellemzően 1
- 8 közmű dokumentumainak automatikus kezelése
- Dinamikusan generált meghatalmazások és tulajdonosi nyilatkozatok
- Havonta akár 18 felszabadított munkaóra
- 4 jelentkező az átadást követő első héten
Az ügyfél és a kiindulási helyzet
Ügyfelünk locsolómérők kialakításához szükséges műszaki terveket készít, és támogatást nyújt a kapcsolódó közműügyintézésben.
A tervezés mellett különböző közműszolgáltatói adatlapokat, meghatalmazásokat és tulajdonosi hozzájáruló nyilatkozatokat is elő kell készíteni. A szükséges dokumentumok a szolgáltatótól, a megrendelő típusától és az ingatlan tulajdonosainak számától is függnek.
A vállalkozás értékét a szakmai tervezés adta, mégis az ismétlődő adminisztráció kötötte le az ügyfél idejének jelentős részét.
A kihívás
A projekt előtt az adatbekérés és a dokumentumok kitöltése nagyrészt manuálisan történt.
Az ügyfél telefonon vagy emailben kérte be az adatokat, majd azokat egyenként írta be a megfelelő nyomtatványokba. Egyes dokumentumokat számítógépen, másokat nyomtatás után, kézzel kellett kitölteni.
Az elkészült iratokat ezután aláírásra kellett küldeni, majd visszaérkezés után lehetett továbbítani a közműszolgáltatónak.
A korábbi folyamat legnagyobb problémái
Ismétlődő adatbevitel
Ugyanazokat az adatokat több különböző dokumentumba kellett motorikusan begépelni.
Többkörös egyeztetés
Gyakran három-négy telefonos vagy emailes egyeztetésre volt szükség, mire minden információ rendelkezésre állt.
Akár kétórás adminisztráció
Egyetlen ügy dokumentációja 1,5–2 órát is igénybe vehetett.
Korlátozott kapacitás
A szezonban jellemzően havi öt, erősebb időszakban legfeljebb tíz megrendelést tudott elvállalni.
Az ügyfél leginkább az adatok ismétlődő begépelését és a végeláthatatlan egyeztetéseket szerette volna megszüntetni.
A projekt célja
A cél az volt, hogy a megrendelő már az első kapcsolatfelvétel során minden szükséges adatot strukturált formában adjon meg.
A dokumentumoknak a lehető legteljesebb állapotban kellett megérkezniük az ügyfélhez, hogy neki csak az ellenőrzéssel, az aláírásra küldéssel és a tényleges tervezéssel kelljen foglalkoznia.
A tervezés és az aláírás nem automatizálható észszerűen, minden más szabályosan ismétlődő lépést azonban ki lehetett váltani.
A megvalósítás
A projektet folyamataudittal és részletes egyeztetésekkel kezdtük, majd meghatároztuk a célokat, elkészítettük a weboldalt és az automatizációt, végül több tesztelési kör után élesben is átadtuk a rendszert.
A teljes projekt 2026 májusában készült el.
1. Folyamataudit és tervezés
Feltérképeztük:
- a különböző közművek adatigényeit;
- a lakossági és céges adatlapok eltéréseit;
- az ismétlődő adatokat;
- a meghatalmazás szükségességének feltételeit;
- a több tulajdonoshoz kapcsolódó dokumentumokat;
- az automatizálható és a manuálisan hagyandó lépéseket.
Az eredeti igény csak a közmű-adatlapok automatikus kitöltése volt. Ezt később céges nyomtatványokkal, meghatalmazással és dinamikusan létrehozott tulajdonosi hozzájáruló nyilatkozatokkal egészítettük ki.
2. Dinamikus adatbekérés
A teljes weboldalt és az adatbekérő folyamatot is mi készítettük.
A megrendelő egy négylépéses WordPress-űrlapon adja meg az adatokat. Az űrlap a korábbi válaszok alapján változik, így mindenki csak az adott ügyhöz szükséges kérdéseket látja.
Az információk már nem telefonos jegyzetekben vagy eltérő felépítésű emailekben érkeznek, hanem egységesen feldolgozható formában.
3. Dokumentumgenerálás n8n segítségével
Az űrlapból érkező adatokat egy n8n-automatizáció dolgozza fel.
A rendszer meghatározza:
- melyik közmű dokumentumára van szükség;
- lakossági vagy céges adatlapot kell-e használni;
- szükséges-e meghatalmazás;
- hány tulajdonosi hozzájáruló nyilatkozatot kell elkészíteni.
Az automatizáció nyolc közmű dokumentumait kezeli. A külön lakossági és céges adatlapok miatt a rendszerben szereplő sablonok száma ennél magasabb.
Ha több tulajdonost adnak meg az űrlapon, a rendszer minden érintett számára külön hozzájáruló nyilatkozatot készít, így egyetlen megrendelésből akár nagyobb dokumentumcsomag is létrejöhet.
4. Saját dokumentumkitöltő alkalmazás
A dokumentumok kitöltését harmadik fél bevonása nélkül kellett megoldanunk, ezért saját PDF-kitöltő alkalmazást helyeztünk üzembe.
Ez hosszú távon költséghatékonyabb működést biztosít, miközben a generált PDF-ek később is szerkeszthetők maradnak.
Erre azért volt szükség, mert az eltérő felépítésű és összetettségű közműnyomtatványok között egyaránt voltak egyszerű és nehezebben kezelhető dokumentumok.
5. Tesztelés és átadás
Több körben ellenőriztük:
- az űrlap feltételes logikáját;
- a lakossági és céges folyamatokat;
- a megfelelő dokumentum kiválasztását;
- a mezők kitöltését;
- a több tulajdonoshoz tartozó dokumentumokat;
- a PDF-ek szerkeszthetőségét;
- az emailes továbbítást.
A finomhangolást éles teszt és a kész rendszer átadása követte.
Az új folyamat
A megrendelő kitölti a dinamikus űrlapot, az automatizáció pedig kiválasztja és kitölti a szükséges dokumentumokat.
Az ügyfél ezután:
- átfutja az elkészült iratokat;
- szükség esetén módosítja a szerkeszthető PDF-et;
- egy kattintással elküldi a dokumentumokat aláírásra;
- a visszaérkezett fájlokat továbbítja a közműnek.
A teljes adminisztráció jellemzően 10–15 percet vesz igénybe.
Az eredmények
2 óra helyett 15 perc
A korábban akár kétórás dokumentációs folyamat 10–15 percre csökkent, ami közel 90%-os időmegtakarítást jelent.
3–4 egyeztetés helyett 1
A dinamikus adatbekérésnek köszönhetően a korábbi három-négy egyeztetés helyett jellemzően egy kapcsolatfelvétel elegendő.
Havonta akár 18 felszabadított munkaóra
Havi 5–10 megrendeléssel számolva a korábbi 8–20 órás adminisztráció körülbelül 1–3 órára csökkent, így havonta nagyjából 7–18 munkaóra szabadulhat fel.
Több idő a tervezésre
Az ügyfélnek már nem kell órákon keresztül adatokat másolnia és hiányzó információkat bekérnie, ezért több időt fordíthat a tervezésre és vállalkozása másik ágára.
A locsolómérő-tervezési szolgáltatás közben folyamatos bevételt termelhet anélkül, hogy ugyanakkora adminisztratív terhet jelentene.
4 jelentkező az első héten
Az átadást követő első héten négy jelentkező érkezett az új rendszeren keresztül, az érdeklődések pedig ezt követően is folyamatosan gyűltek.
Ügyfélvisszajelzés
„A korábbi folyamatban az adatok motorikus begépelését és a végeláthatatlan egyeztetéseket utáltam a legjobban. Most a tervezéssel és a vállalkozásom másik ágával tudok foglalkozni, miközben ez a szolgáltatás továbbra is folyamatos bevételt jelenthet.”
A projekt legfontosabb tanulsága
Egy automatizáció elindításához nem szükséges kész technikai specifikáció: sokszor elég megmutatni azt az ismétlődő feladatot, amely a legtöbb időt veszi el.
A folyamat auditálása során az eredeti igényen túl további automatizálható lépéseket is azonosítottunk, ezért a közmű-adatlapok mellett a céges dokumentumokat, a meghatalmazást és a tulajdonosi hozzájáruló nyilatkozatokat is beépítettük.
Az egyedi automatizáció célja nem a meglévő kézi folyamat digitális lemásolása, hanem annak egyszerűbb és hatékonyabb újratervezése.
Nem több munkára, hanem jobb folyamatra volt szükség
Ügyfelünk esetében az adminisztratív kapacitást nem újabb kézi munkával, hanem egy összefüggő adatbekérő és dokumentumgeneráló rendszerrel növeltük.
Ennek eredményeként:
- az akár kétórás adminisztráció 10–15 percre csökkent;
- az egyeztetések száma jellemzően egyre mérséklődött;
- több idő marad a műszaki tervezésre;
- a szolgáltatás nagyobb adminisztratív teher nélkül bővíthető;
- a felszabadult idő más bevételtermelő feladatokra fordítható.
Van hasonló folyamat a vállalkozásodban?
Rendszeresen másoltok adatokat emailekből, űrlapokból vagy táblázatokból különböző dokumentumokba? Ugyanazokat az információkat több helyen is manuálisan rögzítitek?
Mutasd meg nekünk azt a folyamatot, amely a legtöbb időt veszi el. Feltérképezzük, mely részei automatizálhatók, és megtervezzük a vállalkozásodra szabott megoldást.
